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企業檔案工作
用“10號令”規范企業歸檔工作——北京市檔案局貫徹實施“10號令”

北京市檔案學會企業檔案工作學術委員會組織30余家會員企業宣貫10號令

北京市召開10號令宣貫會
燃氣集團牽頭組織市政企業協作組宣貫10號令

貫徹落實國家檔案局“10號令(以下簡稱“10號令”)精神,開展企業管理類檔案保管期限表(以下簡稱企業檔案保管期限表)編審工作,是規范企業歸檔工作,強化檔案基礎管理的重要舉措,是豐富企業室藏資源、優化室藏結構、建設國家檔案資源體系的有效保障。為此,北京市檔案局采取一系列措施,全力推進市屬國有企業檔案保管期限表編審工作。

強化組織領導

北京市檔案局將貫徹實施“10號令”,開展企業檔案保管期限表審查工作,作為北京市檔案局近兩年重要任務予以部署。這為推動檔案保管期限表編審工作提供了有力的組織保障。

一是北京市檔案局主要領導多次聽取專題匯報,研究工作方案,提出工作要求,對檔案保管期限表的編審組織工作做出指示、批示,并督促落實;二是建立審查工作機制。成立市屬國有企業檔案保管期限表審查工作機構,由主管副局長任組長,相關業務處負責人任副組長,有關人員參加。確立了主業務處室初審、有關業務處室復審、局領導終審的環環相扣、相互制約的三審工作機制,明確了每個審查環節的相關處室與人員的各自責任,做到了分工合理,責任到人;三是將此項工作作為重點任務,列入了局年度折子計劃,明確任務,落實責任部門,規定完成時限,并進入局辦公室督查范圍,通過日常督促檢查措施,促進相關任務的落實;四是主業務處室將此項工作作為本處重中之重的任務,制定任務分解計劃,定期檢查進度,溝通指導情況,協調解決問題,做到了每季度有部署,每月有考核,每日有落實。

及時部署落實

早在“10號令”頒布前,北京市檔案局就在國家檔案局的指導下,著手開展了市屬國有企業文件歸檔范圍和檔案保管期限表的情況調研,針對共性問題和企業文件形成規律,研究起草了全市企業文件歸檔范圍和檔案保管期限有關規定,并召開專題座談會,征求市屬國有企業檔案部門的意見,經修改形成了初稿?!?/span>10號令”頒布后,市檔案局又馬上研究貫徹落實意見,于20131月印發通知,要求市屬國有企業檔案部門,各區縣檔案局認真貫徹落實。

市檔案局很好處理了前期工作與貫徹落實“10號令”的關系,要求主管處室認真比對,找出初稿中“10號令”未涉及到的、但又是全市國有企業應歸檔的文件類目,歸納為企業文化建設、招投標管理、維穩工作、集體合同訂立實施等9個方面,在下發通知中要求檔案部門一并執行,更緊密地結合實際,貫徹落實國家檔案局“10號令”精神。

同時,進一步細化了編審責任。要求市屬國有企業檔案部門既要負責編制本企業檔案保管期限表,又要按照隸屬關系同步指導所屬企業開展編制工作。列入市檔案館檔案接收范圍的國有企業檔案保管期限表必須要報送北京市檔案局審核同意后執行。要求各區縣檔案局要根據本地區國有企業實際情況,指導、審查區屬國有企業的檔案保管期限表。

此外,還明確規定了完成編審工作的時限。即:列入市檔案館檔案接收范圍的各國有企業要在201312月底完成檔案保管期限表編制、報送工作。各區縣檔案局要于201412月底前完成列入區縣檔案館接收范圍企業的檔案保管期限表的審核工作。

通知下發后,市屬國有企業檔案部門、各區縣檔案局按照北京市檔案局通知要求,全面啟動企業檔案保管期限表編審工作。絕大多數市屬國有企業迅速制定了工作計劃與實施方案,按照統一領導、分級負責的原則,全面開展了本企業檔案保管期限表編制工作,同時也在所屬企業宣貫“10號令”,同步部署編制工作。

全面強化指導

一是集中指導與分類指導相結合。首先,較早地開展宣貫工作。在“10號令”正式實施的一個月內,北京市檔案局就組織召開“10號令”宣貫會,請起草人親自向各有關市屬國有企業檔案工作主管領導以及檔案人員、各區縣檔案局領導和業務指導部門負責同志集中解讀“10號令”以及企業檔案保管期限表編制方法與要求,使各級檔案部門從整體上了解和把握了“10號令”。北京市檔案局領導在會上強調了開展此項工作的重要意義,對全力做好編制、審查工作提出了要求。宣貫會的及時召開,對全面推進全市國有企業檔案保管期限表編制工作起到了重要指導作用。其次,以檔案工作協作組為單元,按類別、分系統實施分類指導。主業務處室分組織召開專題業務會,集中解答各企業在編制檔案保管期限表過程中遇到的疑難問題,針對共性問題,開展研討,提出共同遵守的處理原則,深入探討行之有效的工作舉措,引導各有關單位在編制檔案保管期限表時,要把著力點放在企業內設業務部門的歸檔范圍與保管期限的編制上,將反映企業主要職能活動以及涉及企業與職工利益的文件材料全部納入歸檔范圍。實踐證明,集中指導與分類指導相結合的方法,滿足了基層檔案部門需求,指導更加具有針對性和實效性。

二是拓展指導范圍。針對一些市屬國有企業檔案部門不了解各業務部門工作,難于推動檔案保管期限表編制工作的現狀,北京市檔案局業務指導人員主動將指導對象延伸到企業內設業務部門,與企業檔案部門人員、業務部門人員一同按照各部門職責,逐一研究確定每一個部門的每類文件的歸檔范圍和保管期限。雖然增加了市檔案局指導人員的工作強度,但使各企業更加充分理解和嚴格執行“10號令”各項要求,達到了從“源頭”有效控制歸檔范圍的完整性,確保編制質量的目的。

多措并舉的深入指導取得良好效果。一方面,進一步提高了國有企業領導對檔案工作的重視程度,進一步增強了全員檔案意識,提升了國有企業檔案人員的組織協調與業務能力;另一方面,也使北京市檔案局業務指導人員進一步加深了對企業管理及檔案工作規律性的認識,提升了履職能力。

創新工作方法

一是實施計劃管理,節點控制。市檔案局指導市屬國有企業檔案部門結合實際,逐一制定了本企業檔案保管期限表編制工作計劃,并商定了初稿的送審時限。各企業以此計劃倒排工期,抓緊開展編制工作;市檔案局主責處室按其計劃檢查編制工作進度,督促報送企業檔案保管期限表初稿,并及時反饋修改意見。對逾期未報的單位及時催報,限時完成,并積極協調幫助解決各種問題,確保了企業檔案期限表編制工作處于受控狀態,有序推進。

二是層層控制,把住質量關。企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作是一項打基礎、長遠的重要業務工作,要確保編制質量,各企業業務部門必須廣泛參與,為此還推行了“兩上兩下”編制方法。

“一下”,是指國有企業各業務部門按照其工作職責梳理文件種類,列出形成文件名稱,初步標明歸檔文件范圍和保管期限,形成部門分表?!耙簧稀笔怯蓢衅髽I檔案部門對各部門提交的分表,對照其各自職責,分別提出修改意見?!岸隆眲t是各業務部門按照檔案部門的意見,對本部門的分表進行認真修改完善,做到應列盡列?!岸稀笔菣n案部門對上報的各部門分表,再次進行審查修改,并從整體上予以調整、歸類、排列,形成本企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限總表。這種方法有效提升了業務部門的責任意識和參與度,對保證編制質量起到了控制作用。

同時,在指導、審查工作中設立了四道關口,將質量審查責任逐級分解,落實到人,嚴把審查質量關。

一是嚴把歸檔范圍審核關。嚴格審核企業檔案保管期限表所列歸檔范圍是否涵蓋各項工作職責、工作流程與崗位,涉及企業利益與職工權益的歸檔文件是否全部納入歸檔范圍,這道關口為檔案保管期限表順利通過審批的前置條件;

二是嚴把檔案保管期限審核關。嚴格審核其劃定的保管期限是否符合“10號令”規定的要求;

三是嚴把編制體例審核關。推行以國有企業內設職能部門為單元編制,經修改完善后匯總形成總表的做法,同時,全面考慮國有企業各部門工作職責與歸檔文件所反映的問題特征,嚴格審核檔案保管期限表的格式是否符合“10號令”的要求;

四是嚴把文字審核關。嚴格審核文字表述是否準確、嚴謹、統一。

審查標準是,各企業編制的檔案保管期限表通過這四道關口后才算質量合格。嚴把質量關,將使北京市檔案局審查通過的企業檔案保管期限表在今后的執行過程中經得住實踐和歷史的檢驗。

樹立示范樣板

截至2013年底,在市檔案局的監督指導下,75家市屬國有企業全部報送了企業檔案保管期限表初稿。經初步審查,大部分企業的檔案保管期限表質量不理想,為幫助市屬國有企業做好修改完善工作,提高編審效率,北京市檔案局采取“優先指導,優先扶植,優先審批,適時推廣”的方法,以各檔案工作協作組為單元,遴選檔案工作基礎扎實、企業檔案保管期限表編制質量較高的國有企業予以重點指導,認真審查。目前,已基本形成一些質量相對較高的、代表各類企業的檔案保管期限表示范樣板。2014年初,市檔案局將分類召開會議,向不同行業的企業推廣不同的示范樣板,逐條講解這些規范的保管期限表的特點,引導全市市屬國有企業檔案部門學習樣板,準確把握編制工作的重點與方法,加強編制質量控制,提高編審效率,達到以點帶面、事半功倍的效果。

回顧企業檔案保管期限表編審工作,我們有三點體會。一是要積極爭取國家檔案局的監督指導,及時了解掌握上級精神,準確執行“10號令”。在過去的一年,北京市檔案局在此項工作中,多次得到國家檔案局經科司指導與幫助,使我們獲益匪淺;二是要強化培訓指導,使國有企業檔案部門深刻理解“10號令”精神,全面掌握編制工作要求,促進質量提升;三是要增強責任心、使命感,從源頭控制國家檔案資源質量的需要出發,嚴把指導、審核關,要注重提高指導的針對性和實效性,切實幫助國有企業解決檔案保管期限表編制工作中遇到的實際問題;四是要采取典型引路,以點帶面的方法,提高工作效率,加快工作步伐。

2014年,北京市檔案局將在國家檔案局的監督指導下,認真學習兄弟省市檔案局貫徹落實國家檔案局“10號令”的經驗,進一步采取有效措施,加強對企業檔案保管編制表工作的指導,在嚴格控制質量的前提下,力爭全面完成市屬國有企業檔案保管期限表的編審工作。

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